Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: mei 2026

Positiefsensitief gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe deze gegevens worden beveiligd en bewaard en welke rechten je hebt.

Positiefsensitief verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de dienstverlening en bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Positiefsensitief is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening en via de website worden verwerkt.

Voor vragen over privacy of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@positiefsensitief.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Positiefsensitief?

Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van de manier waarop je contact hebt met Positiefsensitief en van de diensten waarvan je gebruikmaakt.

Contact via de website

Wanneer je een contactformulier invult, kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• de inhoud van je bericht;
• datum en tijd van verzending;
• het type contactformulier;
• IP-adres;
• technische browser- en apparaatgegevens.

Het IP-adres wordt gebruikt voor de beveiliging van de website en om misbruik of ongewenste toegang te kunnen blokkeren. Het IP-adres wordt niet gebruikt voor marketingprofilering.

Coaching

Wanneer je een coachtraject of coachsessie volgt, kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het uitvoeren van de coaching, zoals:

• contactgegevens;
• afspraakgegevens;
• de coachvraag en doelen van het traject;
• informatie die tijdens coachgesprekken wordt gedeeld;
• coachnotities;
• gegevens die voortkomen uit de Hoogsensitiviteitsanalyse (HSA);
• eventuele coachverslagen of samenvattingen.

De HSA wordt gebruikt als hulpmiddel om samen te onderzoeken hoe hoogsensitiviteit zich bij de individuele coachee manifesteert. De HSA is geen medische diagnose.

Schriftelijke reflecties en ingevulde opdrachten die door de coachee worden gemaakt, blijven in beginsel bij de coachee en worden niet structureel door Positiefsensitief bewaard.

Financiële administratie

Voor facturatie en financiële administratie worden gegevens verwerkt die daarvoor noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld naam, adresgegevens, factuurdatum, factuurnummer, de geleverde dienst, het factuurbedrag en de betaalstatus.

3. Gevoelige en bijzondere persoonsgegevens

Tijdens coaching kan persoonlijke informatie worden gedeeld over bijvoorbeeld gezondheid, relaties, gezin, werk, overtuigingen of andere persoonlijke omstandigheden.

Niet iedere coachnotitie is automatisch een bijzonder persoonsgegeven in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer tijdens het coachtraject gegevens worden verwerkt die wel onder de bijzondere categorieën persoonsgegevens vallen, worden deze extra zorgvuldig behandeld en alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Positiefsensitief vraagt niet standaard om gegevens zoals een BSN, geboortejaar of medische dossiergegevens wanneer deze niet noodzakelijk zijn.

4. Waarom worden persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor onder andere:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het plannen van kennismakingsgesprekken en coachafspraken;
• het voorbereiden, aangaan en uitvoeren van een coachovereenkomst;
• het uitvoeren en evalueren van een coachtraject;
• het maken en delen van een coachverslag of HSA-samenvatting;
• facturatie en financiële administratie;
• het beveiligen van de website en voorkomen van misbruik;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van vragen, klachten of privacyverzoeken.

5. Grondslagen voor verwerking

Positiefsensitief verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een coachtraject volgt;
• voorbereiding op een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een kennismakingsgesprek aanvraagt;
• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de financiële administratie;
• een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld het beveiligen van de website en voorkomen van misbruik;
• toestemming, wanneer toestemming volgens de AVG nodig is of wanneer je vrijwillig instemt met een specifieke verwerking.

6. Coachnotities en HSA

Coachnotities en de HSA worden voornamelijk op papier bijgehouden. Deze gegevens worden thuis in een afgesloten kast bewaard en zijn uitsluitend toegankelijk voor de coach.

Papieren coachnotities en HSA-aantekeningen worden na afronding van het coachtraject vernietigd en uiterlijk binnen drie maanden na afronding verwijderd.

Het kan voorkomen dat een coachverslag of HSA-samenvatting digitaal in Word wordt uitgewerkt en aan de coachee wordt verstrekt. Deze bestanden worden beveiligd opgeslagen en niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het traject en de afronding daarvan.

7. Anonieme informatie voor kwaliteitsverbetering

Positiefsensitief kan algemene inzichten uit coachtrajecten gebruiken om de eigen werkwijze, materialen of dienstverlening te verbeteren.

Wanneer hiervoor informatie wordt bewaard, wordt deze zodanig geanonimiseerd dat deze niet meer naar een individuele coachee te herleiden is. Volledig geanonimiseerde informatie wordt niet meer beschouwd als persoonsgegeven in de zin van de AVG.

8. Creatief materiaal, foto's en publicaties

Tijdens coaching kunnen creatieve werkvormen worden gebruikt, zoals een collage of andere persoonlijke opdracht.

Werk van een coachee, foto's daarvan of andere informatie uit een coachtraject worden niet gebruikt voor een blog, website, sociale media, marketing of andere externe publicatie zonder voorafgaande toestemming van de coachee.

Het geven van toestemming is altijd vrijwillig en heeft geen invloed op de coaching.

9. Contactformulier en e-mail

Gegevens uit contactformulieren worden opgeslagen in een beveiligde SQL-database bij de hostingomgeving van Positiefsensitief. De gegevens worden tevens gebruikt als basis voor e-mailcontact.

Contactformuliergegevens worden maximaal één jaar in de database bewaard. Daarna worden deze verwijderd, tenzij er een concrete reden bestaat om relevante gegevens langer te bewaren.

Wanneer vanuit een contactaanvraag een coachrelatie of andere dienstverlening ontstaat, kunnen relevante gegevens onderdeel worden van de klantadministratie. Vanaf dat moment gelden de bewaartermijnen die bij die dienstverlening horen.

E-mail en agenda worden gehost bij MijnHostingPartner.nl. Voor e-mail wordt gebruikgemaakt van beveiligde IMAP- en SMTP-verbindingen.

10. Online coaching

Voor online afspraken kan Positiefsensitief gebruikmaken van Zoom. Daarbij verwerkt Zoom technische gegevens die nodig zijn om een online verbinding tot stand te brengen.

Online coachgesprekken worden door Positiefsensitief niet standaard opgenomen. Mocht opname in een uitzonderlijke situatie gewenst zijn, dan gebeurt dit uitsluitend na voorafgaande expliciete toestemming van de coachee.

11. Financiële administratie

Voor facturatie en boekhouding maakt Positiefsensitief gebruik van DigiBoox. DigiBoox verwerkt persoonsgegevens in opdracht van Positiefsensitief. Op het gebruik van DigiBoox is een verwerkersovereenkomst van toepassing.

Facturen worden daarnaast digitaal opgeslagen op de beveiligde lokale NAS van Positiefsensitief.

Financiële basisgegevens en facturen worden in beginsel zeven jaar bewaard vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.

12. Beveiliging

Positiefsensitief neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of onrechtmatig gebruik.

Daarbij worden onder andere de volgende maatregelen toegepast:

• papieren coachinformatie wordt afgesloten bewaard;
• digitale cliënt- en factuurdocumenten worden opgeslagen op een beveiligde NAS;
• de NAS is uitsluitend lokaal toegankelijk voor Positiefsensitief-data;
• de NAS wordt beschermd door hardwarematige en softwarematige firewallmaatregelen;
• websitegegevens worden opgeslagen in een beveiligde SQL-database;
• e-mailverbindingen verlopen beveiligd via IMAP/SMTP;
• toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt;
• alleen persoonsgegevens die daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor het betreffende doel worden verzameld.

13. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Positiefsensitief verkoopt persoonsgegevens niet en gebruikt inhoudelijke coachinformatie niet voor commerciële doeleinden van derden.

Voor bepaalde onderdelen van de dienstverlening worden externe dienstverleners gebruikt. Dit zijn momenteel onder andere:

• MijnHostingPartner.nl voor websitehosting, database, e-mail en agenda;
• DigiBoox voor facturatie en financiële administratie;
• Zoom voor online coachgesprekken;
• banken en betaalproviders voor het verwerken van betalingen.

Met partijen die in opdracht van Positiefsensitief persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over privacy, geheimhouding en beveiliging.

Inhoudelijke informatie uit een coachtraject wordt niet aan derden verstrekt, tenzij je daarvoor toestemming hebt gegeven of Positiefsensitief wettelijk verplicht is informatie te verstrekken.

14. Cookies en lokale opslag

De website positiefsensitief.nl gebruikt momenteel uitsluitend functionele cookies en technische lokale opslag die nodig zijn voor het functioneren en correct weergeven van de website.

Het gaat onder andere om technische cookies voor ASP.NET/DNN, taalinstellingen en mobiele weergave.

Deze cookies worden niet gebruikt voor advertentietracking of marketingprofilering.

Google Tag Manager is technisch aanwezig op de website, maar bevat momenteel geen actieve tags voor analytics, advertenties of marketingtracking.

Wanneer Positiefsensitief in de toekomst niet-noodzakelijke analytische, tracking- of marketingcookies gaat gebruiken, wordt de cookie-inrichting aangepast en wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.

15. Bewaartermijnen

Positiefsensitief bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

16. Jouw privacyrechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je kunt Positiefsensitief onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die van jou worden verwerkt;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens wanneer dit wettelijk mogelijk is;
• beperking van een verwerking;
• overdracht van persoonsgegevens wanneer het recht op dataportabiliteit geldt;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kun je sturen naar info@positiefsensitief.nl. Positiefsensitief reageert in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek.

Wanneer dit nodig is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan aanvullende informatie worden gevraagd om je identiteit te controleren. Daarbij worden niet meer gegevens gevraagd dan noodzakelijk.

17. Klachten over privacy

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Positiefsensitief met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact op via info@positiefsensitief.nl.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen

De dienstverlening, website en gebruikte systemen van Positiefsensitief kunnen veranderen. Daarom kan deze privacyverklaring worden aangepast.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring staat altijd op positiefsensitief.nl. Bij relevante wijzigingen wordt de datum bovenaan deze verklaring aangepast.